Etiquetas de equipos y etiquetas de activos: Una guía práctica

Las etiquetas de identificación de equipos cumplen cuatro funciones principales en cualquier instalación. Conectan un activo físico con su registro en un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) o registro de activos, apoyan el cumplimiento normativo, reducen el tiempo que lleva localizar e identificar equipos y brindan responsabilidad sobre quién es responsable de cada activo.

El valor de las etiquetas de equipos aumenta con el tiempo. Cuando el equipo de instalación original se va, las etiquetas que aplicaron se convierten en el vínculo principal entre el equipo físico y los registros de la instalación. Cada etiqueta que se cae, se desvanece o nunca se aplicó crea una brecha que alguien tiene que llenar manualmente.

Elegir la etiqueta de equipo adecuada comienza con el entorno en el que vivirá. Una etiqueta en un rack de servidores en un centro de datos con aire acondicionado tiene requisitos muy diferentes a los de una carcasa de bomba en una planta química al aire libre. El material, el adhesivo y el método de impresión deben coincidir con las condiciones.

Las etiquetas de activos Prolab® de perfil bajo están hechas de poliéster metalizado duradero y se pueden imprimir bajo demanda utilizando la impresora de transferencia térmica Fox-in-a-Box®. Para una opción de mayor visibilidad, las etiquetas de activos Prolab® de perfil elevado utilizan un soporte de espuma para levantar la superficie de la etiqueta por encima del equipo, haciendo que la identificación se destaque.

Para entornos donde las etiquetas impresas pueden no durar lo suficiente, las etiquetas de equipo fenólicas Endurance® ofrecen identificación grabada donde el texto se corta en el material en lugar de imprimirse encima. Estas se producen en la fábrica según sus especificaciones exactas y están diseñadas para instalaciones donde la etiqueta debe permanecer legible durante toda la vida útil del equipo.

Etiquetas de equipo imprimibles con láser

No todas las instalaciones necesitan una impresora térmica dedicada. Las etiquetas de equipo y activos Prolab® A4 son hojas de poliéster precortadas diseñadas para impresoras láser de oficina estándar. Esto las hace prácticas para departamentos de TI, equipos de instalaciones y oficinas que necesitan producir etiquetas de identificación de equipos en lotes más pequeños sin equipos especializados. Diseñe las etiquetas en Labacus Innovator® e imprímalas en segundos.

Etiquetas de activos transparentes

Cuando necesite una identificación de activo en el equipo sin oscurecer la superficie debajo, las etiquetas de activos transparentes Prolab® proporcionan una opción de polietileno transparente con adhesivo acrílico. Estas son útiles para etiquetar equipos donde la placa de identificación o el número de serie originales del fabricante deben permanecer visibles junto con la identificación de activos de su instalación.

Una etiqueta de equipo de texto sin formato identifica un activo. Una etiqueta de equipo con un código de barras o un código QR conecta ese activo a toda su infraestructura digital: registros de mantenimiento, historial de calibración, documentación de garantía y seguimiento de ubicación en tiempo real. El código transforma una etiqueta pasiva en un vínculo activo a su sistema de gestión de activos.

El nivel Professional de Labacus Innovator® es compatible con la generación de códigos de barras en todos los formatos principales, incluyendo Code 128, QR, Data Matrix y GS1® Data Matrix. Las etiquetas pueden diseñarse con texto legible por humanos y códigos escaneables, y luego imprimirse por lotes a partir de datos importados de hojas de cálculo. Para una comparación más profunda de los formatos de códigos de barras en entornos industriales, consulte nuestra guía sobre códigos de barras en ingeniería.

Un buen sistema de etiquetado de equipos no se trata solo de las etiquetas. Se trata del formato del identificador, la estructura de la base de datos, las reglas de colocación y el flujo de trabajo para producir y aplicar etiquetas de manera consistente en cada tipo de activo y en cada sitio.

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   Defina su formato de identificador

   Elija una convención de nombres consistente que funcione en todos los tipos de equipos. Un enfoque común es un prefijo para la categoría del equipo seguido de un número secuencial (por ejemplo, PUMP-0042, HVAC-0108, SRV-0215). Mantenga los identificadores lo suficientemente cortos como para caber en la etiqueta y lo suficientemente simples como para leerlos de un vistazo.

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   Auditoría de equipos existentes

   Recorra las instalaciones y cree un registro para cada activo que necesite identificación. Incluya la ubicación, descripción, fabricante, modelo, número de serie y fecha de instalación. Esto se convierte en su registro de activos.

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   Seleccione materiales de etiqueta según el entorno

   Agrupe los equipos según las condiciones a las que se enfrentará cada etiqueta. Los equipos de oficina interiores pueden usar etiquetas de poliéster estándar. Los equipos en talleres, salas de máquinas o ubicaciones al aire libre pueden necesitar etiquetas de perfil elevado o grabadas. Haga coincidir el material con el entorno en lugar de usar un solo tipo en todas partes.

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   Diseñar e imprimir

   Utilice Labacus Innovator® para diseñar diseños de etiquetas con identificaciones de activos, códigos de barras o códigos QR, y cualquier información adicional. Importe su registro de activos desde una hoja de cálculo para imprimir por lotes el conjunto completo. Imprima a través de Fox-in-a-Box® para etiquetas térmicas o una impresora láser estándar para hojas Prolab® A4/A5.

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   Aplicar consistentemente

   Limpie la superficie del equipo antes de la aplicación. Coloque las etiquetas en una ubicación consistente en cada tipo de equipo, como la esquina superior derecha de la puerta de un panel o la parte frontal izquierda de una unidad de rack. Evite las áreas que se flexionan, se tocan con frecuencia o están sujetas a una fuerte abrasión. Documente las reglas de colocación para que cualquier persona que agregue nuevos equipos siga el mismo estándar.

Las etiquetas de calibración son un tipo específico de etiqueta de equipo que se utiliza para indicar cuándo se calibró por última vez una pieza de equipo de prueba o medición, quién realizó la calibración y cuándo vence la próxima calibración. Son esenciales para las instalaciones que operan bajo sistemas de gestión de calidad como ISO 9001 o ISO/IEC 17025, donde la trazabilidad del equipo de medición es un requisito documentado.

Una etiqueta de calibración típica incluye la fecha de calibración, la próxima fecha de vencimiento, el técnico o laboratorio responsable y la ID del activo del instrumento. Algunas organizaciones usan etiquetas codificadas por colores para indicar el estado de calibración de un vistazo: verde para actual, amarillo para acercándose a la fecha de vencimiento, rojo para vencido o fuera de servicio.

Las etiquetas de activos Prolab® y las etiquetas de equipos Prolab® pueden imprimirse con información de calibración utilizando Labacus Innovator®. Para instrumentos que se someten a calibraciones frecuentes, la capacidad de imprimir etiquetas de reemplazo bajo demanda utilizando Fox-in-a-Box® evita la necesidad de pedir existencias preimpresas. Importe su programa de calibración desde una hoja de cálculo, genere las etiquetas por lotes y aplíquelas a medida que se revisa cada instrumento.

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   ¿Cuál es la diferencia entre una etiqueta de equipo y una etiqueta de activo?

   En la práctica, los términos suelen usarse indistintamente. "Etiqueta de equipo" tiende a describir la identificación en maquinaria, paneles e instalaciones fijas, mientras que "etiqueta de activo" es más común en TI, gestión de instalaciones y contextos de inventario. Ambos cumplen el mismo propósito: dar a una pieza de equipo una identidad única y legible que la conecte a un registro.

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   ¿Puedo imprimir etiquetas de equipo en una impresora de oficina estándar?

   Sí. Las etiquetas de equipo y activos Prolab® A4 y A5 son hojas de poliéster precortadas diseñadas para impresoras láser estándar. Diseñe las etiquetas en Labacus Innovator® e imprímalas en su oficina sin equipo especializado. Para volúmenes más altos o entornos más hostiles, el sistema de transferencia térmica Fox-in-a-Box® produce una salida más duradera.

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   ¿Qué material de etiqueta de equipo es adecuado para uso en exteriores?

   Para aplicaciones en exteriores o entornos hostiles, considere las etiquetas de activos de perfil elevado Prolab® (poliéster con soporte de espuma y adhesivo permanente) o las etiquetas grabadas Endurance® para instalaciones permanentes. Las etiquetas de traffolyte, acero inoxidable y aluminio grabadas están diseñadas para resistir la exposición a los rayos UV, los productos químicos y la intemperie durante largos períodos de servicio.

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   ¿Cómo agrego códigos de barras o códigos QR a mis etiquetas de equipo?

   El nivel Profesional de Labacus Innovator® incluye la generación de códigos de barras y códigos QR. Seleccione el tipo de código, introduzca o importe los datos, y el software colocará el código en el diseño de su etiqueta junto con el texto legible por humanos. Los formatos admitidos incluyen Code 128, QR, Data Matrix y GS1® Data Matrix.

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   ¿Necesito diferentes etiquetas para diferentes tipos de equipo?

   No necesariamente diferentes tipos de etiquetas, pero es posible que necesite diferentes tamaños, materiales o perfiles según el entorno. Un enfoque consistente es estandarizar uno o dos tipos de etiquetas que cubran la mayor parte de su equipo, y luego usar etiquetas grabadas para aplicaciones específicas donde la durabilidad lo exija.

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   ¿Cómo debo etiquetar equipos de TI como servidores y conmutadores de red?

   Para equipos de TI en centros de datos y salas de servidores, las etiquetas de activos de perfil bajo Prolab® proporcionan un acabado de poliéster plano y duradero que se ajusta perfectamente a los equipos montados en rack. Agregue un código QR que enlace a su CMMS o sistema de gestión de activos de TI para que los técnicos puedan escanear la etiqueta y acceder a los detalles de configuración, el estado de la garantía y el historial de mantenimiento desde su teléfono.